Jede Trilaterale Forschungskonferenz besteht aus einer Serie von drei Veranstaltungen, die im Jahresrhythmus aufeinanderfolgen. Alle drei Treffen finden in der Villa Vigoni statt. Die Teilnehmenden einer Forschungskonferenz bestehen aus einer Gruppe von mindestens zwölf, höchstens 16 Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern, nach Möglichkeit ausgewogen zusammengesetzt aus den drei beteiligten Ländern. Die Teilnehmenden des jeweiligen Landes sollen an unterschiedlichen Einrichtungen arbeiten. Diese Gruppe bleibt während aller Treffen gleich.
Antragstellung und Koordination einer Trilateralen Forschungskonferenz übernehmen je eine Wissenschaftlerin oder ein Wissenschaftler aus Deutschland, Frankreich und Italien. Die Antragstellenden müssen für die gesamte Dauer der Trilateralen Forschungskonferenzen eine institutionelle Anbindung an eine Forschungs- oder Hochschuleinrichtung ihres Landes nachweisen.
Ausdrücklich erwünscht ist die Beteiligung von Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern in einer frühen Karrierephase. Um ihnen die Antragstellung zu erleichtern, haben Postdocs (bis sechs Jahre nach der Promotion) die Möglichkeit, das Förderangebot wahlweise auch in verkleinerter Form in Anspruch zu nehmen. Diese Möglichkeit kann nur gewählt werden, wenn sich vom antragstellenden Trio mindestens zwei Antragstellende sowie mindestens die Hälfte der Teilnehmenden in der definierten Postdoc-Phase befinden. Dann gelten folgende Bedingungen: zweijährige Förderung mit insgesamt zwei (statt drei) Treffen und mit einer Gruppe von mindestens neun, höchstens zwölf Teilnehmenden, wobei alle drei Länder mit mindestens zwei (bei mehr als neun Teilnehmenden mindestens drei) Personen vertreten sein müssen.
Außerdem wird bei dieser Variante eine institutionelle Anbindung der Antragstellenden nur noch für mindestens ein Jahr ab Bewilligung vorausgesetzt. Sie muss für das zweite Förderjahr im Laufe des ersten erneut nachgewiesen werden, oder die Projektleitung muss auf ein anderes Mitglied der Gruppe übertragen werden, das sich seinerseits noch in der definierten Postdoc-Phase befindet und bei dem die geforderte institutionelle Anbindung auch für das zweite Förderjahr gegeben ist.
An den Arbeitstreffen können in begrenztem Umfang Gäste beteiligt werden (maximal zwei pro Treffen). Diese müssen nicht zwingend aus Deutschland, Frankreich oder Italien stammen. Die Förderung durch die drei Partner erstreckt sich nicht auf die Gäste. Die DFG ermöglicht jedoch deutschen Bewilligungsempfängern, Mittel für Gäste aus Viertländern zu verwenden, wenn deren Teilnahme sich aus der Sache begründet. Dies führt jedoch nicht zu einer Erhöhung der Gesamtbewilligung.
Arbeitssprachen einer Trilateralen Forschungskonferenz sind Deutsch, Französisch und Italienisch. Der konkrete Gebrauch der drei Sprachen bei der Durchführung der Arbeitstreffen muss im Antrag erläutert werden.
